Bon à savoir

A. Informations utiles

Dossier de participation

Informations générales sur les conditions de participation au SIMAPE.

Fiche de souscription

La fiche de souscription des stands d’exposition a valeur de bon de commande et occasionne la facturation des prestations souscrites à régler en une ou plusieurs tranches. Tout paiement total de la facture effectué avant le 05 février bénéficie d’une réduction de 5 %. La clôture de souscription est fixée au 20 février 2023. L’exposant doit obligatoirement joindre à sa souscription au plus tard le 20 février 2023 toute explication, justification, schéma et plan utiles nécessaires à une harmonisation avec la configuration générale du Salon. Ainsi, si l’exposant, sur la base d’un plan de masse décide de son emplacement dans la zone thématique correspondant à son secteur d’activités, cet espace lui est attribué dans la mesure où :

• 60 % de la facture de l’espace est payé à la souscription ;
• Le solde dû est payé en un versement ou plusieurs versements au plus tard le 15 novembre 2022.

Les dérogations seront étudiées exceptionnellement sur demande écrite.

Intérêt général du Salon : comme les évènements de ce type dans le monde, l’organisateur se réserve le droit de procéder, dans les délais convenables à des changements dans l’agencement des zones thématiques.

Aménagement et déménagement des stands

Les exposants doivent retirer leur bon d’entrée au Secrétariat de l’organisateur dès leur arrivée sur le site et sont invités à aménager leur stand du 27 février au 02 mars 2023. Chaque exposant doit terminer son installation matérielle et logistique au plus tard le 03 mars 2023. La visite des espaces d’expositions par la Commission technique s’effectuera le 03 mars 2023 à 14 heures

Ouverture du SIMAPE 2023

L’édition du SIMAPE 2023 ouvre ses portes le 04 mars 2023 dès 9 heures 30 au grand public et s’achèvera le samedi 11 mars 2023.

L’accès au SIMAPE pour les visiteurs est libre et gratuit. Horaires : 07 h à 08 h 45. / 07 h à 08 h 30 : Ravitaillement des stands 09 h 30 à 20 h : Accueil des visiteurs sur le site. Seuls les véhicules de service identifiés auront accès au site après une fouille systématique. La cérémonie de lancement officiel du SIMAPE est prévue le lundi 6 mars 2023.

Prestataires de services du SIMAPE 2023

Une liste de prestataires du SIMAPE pouvant vous accompagner pour vos multiples besoins, sera mise à votre disposition : billetterie aérienne et réservation d’hôtels, agences de communication (conseils et régie), change des devises, décoration, services d’accueil et d’interprétation, services d’entretien…

Admission

La participation au SIMAPE 2023 est réservée à toute entreprise ou organisation, locale ou étrangère, publique ou privée, justifiant d’une existence légale. Les simples revendeurs ne pourront avoir accès dans l’enceinte du SIMAPE. L’organisateur seul est à même de statuer sur l’admission des exposants et des produits à exposer dans les stands. La preuve des paiements se fera selon les modalités fixées de concert avec l’exposant, impérativement pour l’octroi d’un bon d’entrée dans les stands.

Toute situation exogène et de manière générale, tout cas de force majeure qui viendrait empêcher la manifestation d’avoir lieu ou en restreindre l’importance, est inopposable à l’organisateur, et l’exposant ne pourra prétendre à aucune indemnité.

Pour tout litige qui naitrait de l’interprétation et de la mise en œuvre du présent règlement, la version mise à la disposition de l’exposant fait foi. Les parties s’accordent à régler tout litige à l’amiable. Au cas où le litige persiste, celui-ci connaitra l’arbitrage de 03 Juges désignés par les parties.

B. Obligation des exposants

1. Conditions de l’exposition : La distribution des supports publicitaires et toute sollicitation de l’exposant seront limitées au stand de l’exposant sauf autorisation par un contrat de parrainage. L’exposition ou les produits de l’exposant ne pourraient pas s’étendre aux allées. La disposition du stand des exposants ne doit ni entraver ni porter préjudice aux exposants adjacents.
2. Annulation et procédure de remboursement : L’annulation intégrale ou partielle, de l’espace d’exposition doit être soumise par écrit aux organisateurs du Salon. Les exposants qui annulent 30 jours avant l’évènement se verront rembourser 50 % des frais d’inscription. Passé ce délai, il n’y aura pas de remboursement.
3. Assurance : L’exposant sera responsable de son assurance. Les organisateurs déclinent toute responsabilité sur la sécurité des biens des exposants et de leur personnel en cas de vol, d’incendie, d’accident ou de toute autre cause, et l’exposant s’engage à dégager la responsabilité de l’organisateur pour tout préjudice résultant de blessures ou dommages causés à l’exposant et à son personnel lié à l’utilisation de l’espace d’exposition par l’exposant.
4. Exposant : L’information sur les heures d’exposition, le temps de l’installation et du démantèlement, l’électricité et lumière sont déjà disponible en ligne sur notre site internet simape.org  .
5. Stands : Accès à l’internet et à l’électricité sur demande à l’avance et payant.
6. Enseigne : Tous les stands modulables sont fournis avec une enseigne standard portant le nom de la société de l’exposant. Chaque stand a droit à une enseigne standard. Le nom sera inscrit en caractères d’imprimerie, autocollant standard (28 lettres au maximum). Tout changement du nom de la compagnie survenant après impression sera facturé en conséquence.
7. Taxes et licences : Les exposants sont responsables de l’obtention de licences, permis, ou d’autorisations requises conformément à la loi de l’État applicable à leur activité pendant l’exposition. Les exposants sont responsables de l’obtention de tout numéro d’identification fiscal et du règlement des taxes, frais de licence ou autres charges dues à toute autorité gouvernementale en connexion avec les activités pendant l’exposition.
8. Expédition : Les exposants qui expédient du matériel depuis l’étranger vers le Cameroun doivent s’assurer qu’ils connaissent les procédures douanières, qu’ils ont en leur possession les formulaires, et connaissent les procédures douanières camerounaises pour leurs produits. Les exposants doivent informer le Comité d’organisation du SIMAPE au plus tard le 27 février 2023 du type de produits ou de biens qu’ils envisagent envoyer à l’exposition.

9. Limitation de la responsabilité : Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas de perte ou de dégât causé aux articles exposés ou biens appartenant aux exposants.
10. Dommage matériel : L’exposant est responsable de tout dégât causé aux sols, murs et colonnes du bâtiment ou aux équipements du stand standard, ou au matériel d’un autre exposant. L’exposant n’appliquera pas de peinture, de laque, et d’adhésifs ou autre revêtement aux colonnes et sols du bâtiment ou aux équipements du stand standard.
11. Niveau sonore : Les appareils mécaniques ou électriques sonores doivent être utilisés de sorte à ne pas déranger les autres exposants. Les organisateurs se réservent le droit de déterminer le niveau sonore acceptable au cas par cas. Toute publicité bruyante est interdite.
12. Nettoyage et entretien : L’exposant est chargé de tenir le stand propre pendant l’événement et d’enlever tous les déchets du lieu d’exposition à la fin de l’événement. Faute de quoi, il devra s’acquitter de frais de nettoyage.